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Paula Sánchez - paulasanchez2007@gmail.com

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viernes, 12 de diciembre de 2008

La Prensa, Nuestra crisis y El encuentro

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Buen día, aquí con nuestra 3er entrega y penúltima de la prestigiosa Revista Gestión

Gestion año 2000 1 Como parte de la preparación para la crisis, su equipo de comunicaciones debería también preparar listas de periodistas que usualmente cubren estas noticias. Idealmente, su compañía ya tendrá un relación de trabajo positiva con estos periodistas a través de un activo programa de comunicaciones.

Conseguirla debería convertirse en una prioridad de modo que, durante una crisis, la firma pueda identificar rápidamente a las figuras más importantes de los medios para comunicarse con ellos. Es mejor encontrar a los contactos indicados y sus números de teléfono y fax sin la presión de una emergencia.

Los ejecutivos de la corporación deberían estar listos para ofrecer una conferencia de prensa tan pronto como sea posible. Dependiendo de la naturaleza de la crisis, esto podría ser en cualquier momento inmediatamente posterior a que haya ocurrido la misma hasta un máximo de 48 horas más tarde. Los profesionales de las comunicaciones de la empresa deberían revisar toda la logística, incluyendo el montaje de un sistema de sonido e iluminación para cámaras de televisión, así como la habilitación de una oficina para la prensa con amplia disponibilidad de teléfonos, faxes y suficientes enchufes para las computadoras portátiles de los cronistas.

En este punto, es importante considerar las necesidades diferentes de la televisión, la radio y la prensa escrita y cómo responder mejor a sus interrogantes. Cuando tratan con periodistas de medios audiovisuales, los voceros de una empresa deben responder preguntas con mensajes claves contenidos en frases de 15 a 20 segundos fácilmente entendibles. Por el contrario, los cronistas de la prensa escrita pueden tener más lugar en sus reportes para respuestas más largas y el vocero puede tomarse un momento de tranquilidad para formular una réplica.

La gente de la televisión y los periodistas gráficos buscarán imágenes visuales para complementar la nota. Aquí, nuevamente, el trabajo anticipado reporta beneficios. Un stock de fotos de distintos sitios de la planta, ejecutivos claves y las distintas líneas de productos es un componente esencial de las herramientas para trabajar con los medios durante una crisis.

Imágenes previamente grabadas de sus procesos de producción o del personal en acción también ayudarán a los periodistas televisivos para hacer la nota y dejarán una impresión positiva en la mente del público.

Así como es preparado el mensaje, debería ser concertado un mecanismo para permitir la comunicación de la compañía con los medios por fax, teléfono, emisión de video, video cable o cualquier otro método. Esto asegurará que todos los periodistas pertinentes reciban sus declaraciones casi instantáneamente, minimizando la posibilidad de que algún medio de prensa no reciba su mensaje.

Sin ninguna duda, una preparación adecuada es el factor clave para disminuir el impacto negativo de una crisis. Nuevamente, no es la crisis la que causa la caída potencial de la compañía sino el mal manejo de la misma. Anticiparse a los potenciales problemas y determinar cómo presentarlos a la prensa no sólo ahorrará tiempo valioso durante una crisis sino que ayudará a mostrar el retrato de su compañía con la mejor luz posible.

Antes de la crisis

1- Identifique las potenciales crisis que podrían afectar a su empresa.

2- Redacte comunicados de prensa preliminares y respuestas a probables preguntas.

3- Designe voceros principales y suplentes de la compañía.

4- Prepare una lista de los reporteros que probablemente cubrirán las noticias de la crisis. Agende sus números de teléfono y de fax anticipadamente.

5- Prevea espacio para que la prensa pueda trabajar.

6- Cuente con información actualizada sobre su compañía.

7- Chequee que ningún detalle haya sido olvidado.

Un plan de medios para situaciones de crisis demostrará ser invalorable para cualquier compañía que pase a ser el centro negativo de atención del periodismo.

Los voceros de la compañía nunca deberían decir "sin comentarios", aun cuando no haya información disponible.

El plan de medios para la crisis deberá contemplar cada detalle e incluir tantas situaciones potenciales como sea posible.

No es la crisis la que causa la caída potencial de la compañía sino el mal manejo de la misma.

La credibilidad es el factor más importante durante una crisis, y las compañías deberían asegurarse de que sus voceros son adecuadamente representativos de la organización.

 

Un abrazo Paula Sánchez

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